Savez-vous comment insérer une table des matières et un tableau dans un document Word ? (7/24)

L'une des fonctions les plus utiles et les moins exploitées des traitements de texte modernes est la mise à jour automatique des index et tables des matières.

Ce type de fonction est particulièrement appréciable pour de longs documents nécessitant de nombreuses modifications. Il ne nous est malheureusement pas possible d'y consacrer beaucoup de temps ici, mais nous vous proposons une introduction afin de vous aider à explorer le potentiel offert par ces fonctions. 

Il est facile de créer une table des matières faisant apparaître chaque en-tête accompagnée du numéro de page auquel elle se rattache. Cela nécessite que vous ayez utilisé des styles appropriés pour les en-têtes de chaque section (et sous-sections) de votre document.

Créer une table des matières

Pour créer une table des matières :

1. Faire glisser le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la table des matières

2. Pour créer un sommaire, sélectionner dans le menu Insertion la section Référence puis Tablesetindex

3. Sélectionner Table des matières

4. Sélectionner le format et le nombre de niveaux désirés afin de déterminer le nombre de titres à afficher.

5. Faire des essais et utiliser les Options pour trouver la meilleure mise en page

6. Appuyer sur OK pour confirmer vos sélections et créer la table des matières

La table des matières apparaît alors dans une zone grise, ce qui indique qu'il s'agit là d'un champ contrôlé par Word et non d'un texte entré de manière manuelle.

Mettre à jour un index ou une table des matières 

Pour mettre à jour un index ou une table des matières - une fois le document traduit par exemple :

1. Positionner la souris sur la zone grise et faire un clic droit avec la souris

2. Utiliser Mettre à jour les champs dans le menu déroulant afin que Word mette à jour la table des matières.

Créer un index

Créer un index est plus chronophage. Cela résulte de la nécessité de devoir sélectionner dans un premier temps les entrées à intégrer. Cela peut être fait manuellement ou en utilisant un fichier contenant une liste tabulée de termes et les entrées d'index dans lesquelles ils devront apparaître.

Pour sélectionner une entrée de manière manuelle :

1. Sélectionner le texte auquel se réfère une entrée d'index

2. Puis sélectionner dans le menu Insertion la section Référence puis Tables et index

3. Sélectionner l'onglet Index et cliquer sur Marquer entrée

4. La fenêtre de dialogue Marquer les entrées d'index s'ouvre :

5. Le texte apparaissant dans les cases Entrées et Sous-entrée ne doit pas nécessairement être le même que celui qui apparaît dans votre document.

6. Si vous cliquez sur la case Entrée alors que le texte est surligné, votre sélection apparaît dans cette case

7. Vous pouvez modifier ce que vous avez tapé : Par exemple, si "Smith" apparaît dans votre document mais que vous souhaitez que "Smith, J." soit votre entrée d'index, alors taper "Smith, J."

8. S'il est prévu que Madame Smith ait sa propre entrée, son nom doit être inséré dans la case Entrée principale

9. Si son nom doit apparaître dans une liste parmi ceux d'autres membres d'un groupe, le nom du groupe doit être écrit dans Entrée et le nom Smith en Sous-entrée

10. Ces informations sont suffisantes pour créer un index de base comprenant une liste d'entrées et les numéros de page correspondants

11. Une fois terminé, cliquer sur Marquer ou Marquer tout

12. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous entraîner avec les autres paramètres

13. La fenêtre de dialogue reste ouverte afin que vous puissiez ajouter des entrées

14. Cliquer Fermer pour terminer

La seconde méthode est utile si vous souhaitez créer des index multiples avec les mêmes termes. Vous aurez besoin d'un fichier de concordance comme base à votre index. Ce document peut être un document Word contenant un tableau (se référer à la section 04. Tableaux pour plus d'informations sur la création de tableaux).

Ce tableau doit être composé de deux colonnes. La première colonne contient le texte à sélectionner et la seconde l'entrée correspondante qui apparaîtra dans l'index.  Cela vous permet de regrouper des variantes d'un mot ou d'un nom sous un même mot clef . Si vous utilisez des sous-entrées (cf. plus haut), séparer tout simplement les niveaux par deux points (:) : entrée:sous-entrée.  Chaque partie de texte sélectionnée aura sa propre rangée dans le tableau. Une fois terminé, enregistrer votre document.

Créer un index à partir de fichiers existants

Pour créer un index basé sur le fichier que vous avez créé :

1. Sélectionner dans le menu Insertion la section Référence puis Tablesetindex

2. S'assurer que l'onglet Index soit sélectionné

3. Appuyer sur Marquage automatique

4. Ouvrir le fichier en utilisant la boîte de dialogue IndexMarquage automatique Ouvrir

5. Une fois que vous avez sélectionné votre document pour créer des entrées, vous pouvez établir votre index.

6. Déplacer le curseur jusqu'à l'endroit où vous souhaitez insérer l'index.

7. Sélectionner dans le menu Insertion la section Référence puis Tables et index

8. S'assurer que l´onglet Index soit sélectionné

9. Cliquer sur OK pour insérer l'index

10. Essayer par vous-même les différents paramètres servant à contrôler la présentation de l'index.

11. Il faut s'avoir que par défaut votre index sera composé de deux colonnes. Ce qui pourra sembler étrange si vous n'avez que quelques entrées