Solution
Le principal avantage de la fonction importer des données est le gain de temps puisqu'elle permet d'importer des données provenant de fichiers Excel créés antérieurement dans des fichiers Excel nouvellement créés. De plus, elle permet d'actualiser les rapports et synthèses Excel à chaque fois que les sources de données d'origine sont modifiées.
Il est possible d'importer des données provenant d'une base de données ou d'un fichier dans Excel. Pour importer des données provenant de diverses sources :
- Dans le menu Données, sélectionner Importer des données externes.
- Cliquer sur Importer des données.
- Sélectionner les données à importer dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données.
Importer des données externes
Les données externes sont des données qui ne sont pas stockées dans Excel mais dans des bases de données créées dans Acess, dBase ou SQL ou dans des bases de données provenant de serveurs Web.
- Cliquer sur le bouton Nouvelle source situé en bas à droite de la boîte de dialogue Sélectionner la source de données.
- Suivre les étapes de l'Assistant Connexion de données qui s'ouvre.
Lorsque vous importez des données dans Excel en utilisant l'Assistant Connexion de données, la méthode par défaut utilise un fournisseur OLE DB. Par conséquent, vous obtenez des fichiers .odc (office data connection) qui peuvent être visualisés dans Internet Explorer et modifiés dans Excel, Notepad ou d'autres logiciels Microsoft Office si les fichiers ne proviennent pas d'une source de données OLAP.
Importer des données provenant d'un fichier texte
Pour importer des données provenant d'un fichier texte, ne pas oublier que les données contenues dans un fichier texte sont considérées comme des données externes.
- Ouvrir le classeur dans lequel vous souhaitez importer les données.
- Dans la feuille de calcul de votre choix, cliquer sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer les données provenant du fichier texte.
- S'assurer qu'il n'y a pas de données en dessous ou à droite de la cellule sélectionnée afin d'éviter que les données existantes soient remplacées.
- Aller dans le menu Données|Importer des données externes.
- Cliquer sur Importer des données.
- Cliquer sur Fichiers texte dans la zone Types de fichiers.
- Parcourir la liste Regarder dans et double-cliquer sur le fichier texte à importer.
- Dans l'Assistant Importation de texte qui s'ouvre, suivre les instructions permettant de diviser le texte en colonnes afin qu'il puisse être importé dans Excel.
- Enfin, cliquer sur Terminer.
- Pour définir les options de mise en forme et de mise en page des données importées, sélectionner Propriétés dans la boîte de dialogue Importation de données.
- Si vous souhaitez que les données soient insérées dans l'emplacement que vous avez sélectionné, cliquer sur Une feuille de calcul existante puis sur OK.
- Si vous préférez placer les données dans une nouvelle feuille de calcul, cliquer sur Une nouvelle feuille de calcul puis sur OK. Dans ce cas, Excel ajoute une feuille de calcul à votre classeur et insère les données externes dans le coin supérieur gauche de la nouvelle feuille de calcul.
Pour plus d'informations sur l'importation de données dans Excel, consulter le site Microsoft Office Online.
Pourquoi cette information est-elle importante pour les traducteurs et les professeurs de traduction ?
Parfois, les traducteurs peuvent avoir à importer dans Excel des données stockées dans une base de données ou dans un fichier texte, et ce afin d'utiliser certaines fonctions de ce logiciel permettant par exemple de créer des graphiques ou d'établir des rapports. De plus, il se peut que les traducteurs souhaitent importer dans Excel des données provenant d'une base de données terminologique ou d'un fichier texte ou.csv comme des glossaires.