Wissen Sie, wie man Indices und Verzeichnisse in ein Word-Dokument einfügt? (7/24)

Zu den nützlichsten und dennoch kaum genutzten Funktionen moderner Textverarbeitungsprogramme gehören automatisch erstellte Indices und Verzeichnisse.

Solche Funktionen sind besonders nützlich in großen Dokumenten, die sehr oft aktualisiert werden. Diese Funktionen können hier nicht ausführlich behandelt werden. Die folgende Einführung kann Ihnen jedoch als Einstieg in das Thema dienen.

Es ist nicht schwer, Inhaltsverzeichnisse, die alle Überschriften mitsamt ihrer Seitenzahl enthalten, zu erzeugen. Dies setzt jedoch den Gebrauch entsprechender Formatvorlagen für Überschriften in jedem Abschnitt (und Unterabschnitt) Ihres Dokuments voraus.

Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses

Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses:

1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo Sie das Verzeichnis einfügen wollen.
2. Um das Verzeichnis zu erstellen, wählen Sie im Menü Einfügen die Option Referenzen und klicken Sie dann auf Index und Verzeichnisse.
3. Klicken Sie auf Inhaltsverzeichnis
4. Wählen Sie das Format und die Anzahl der Gliederungsebenen, um festzulegen, wie viele Überschriftsebenen im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen.
5. Experimentieren Sie mit den anderen Einstellungen und verwenden Sie die Schaltfläche Optionen, um ein Layout zu finden, das Ihnen gefällt.
6. Klicken Sie zur Bestätigung und zum Erstellen des Verzeichnisses auf OK.

Das Inhaltsverzeichnis erscheint auf einem grauen Hintergrund, der anzeigt, dass es sich um einen von Word generierten, und nicht um manuell eingegebenen Text handelt.

Aktualisierung eines Index oder Verzeichnisses

Zur Aktualisierung eines Index oder eines Verzeichnisses z.B. nach der Übersetzung des Dokuments:

1. Bewegen Sie Ihre Maus über den grauen Bereich und drücken Sie die rechte Maustaste.
2. Klicken Sie auf Felder aktualisieren im Kontextmenü, um das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren.

Erstellen eines Index

Das Erstellen eines Index ist zeitaufwändiger. Das liegt daran, dass die Indexeinträge zuerst festgelegt werden müssen. Dies kann manuell erfolgen oder mittels einer Datei, die eine tabellarische Liste von Termini und Indexeinträgen, unter denen diese Begriffe erscheinen sollen, enthält. Um einen Text manuell zu markieren:

• Markieren Sie den Text, auf den der Indexeintrag verweisen wird.
• Anschließend wählen Sie  im Menü Einfügen die Option Referenzen|Index und Verzeichnisse.

Dialogfeld Indizes und Verzeichnisse

• Wählen Sie das Register Index und betätigen Sie die Schaltfläche Eintrag festlegen.
• Das Dialogfeld Indexeintrag festlegen öffnet sich:

Das Dialogfeld Indexeintrag festlegen

1. Der Text im Haupteintrag und im Untereintrag muss nicht derselbe sein wie im Dokument.
2. Wenn Sie auf das Feld Haupteintrag klicken, während der Text markiert ist, erscheint ihre Auswahl in diesem Feld.
3. Sie können an dieser Stelle auch etwas anderes eingeben: Wenn beispielsweise "Schmidt" in Ihrem Dokument erscheint, Sie jedoch "Schmidt, J." in ihrem Index eintragen wollen, schreiben Sie "Schmidt, J." in das Feld.
4. Sollte "Schmidt" einen eigenen Eintrag erhalten, muss der Name in das Feld Haupteintrag geschrieben werden.
5. Soll der Name zusammen mit anderen Namen einer Gruppe erscheinen, müssen der Name der Gruppe bei Haupteintrag und der Name "Schmidt" bei Untereintrag eingetragen werden.
6. Diese Informationen reichen aus für einen einfachen Index aus einer Liste von Einträgen mit Seitenzahlen.
7. Zum Schluss drücken Sie Festlegen oder Alle festlegen.
8. Wenn Sie wollen, können Sie noch andere Einstellungen ausprobieren.
9. Das Dialogfeld bleibt geöffnet und es ist somit möglich, noch weitere Einträge vorzunehmen.
10. Zum Schließen drücken Sie auf Abbrechen.

Die zweite Methode ist sehr nützlich, wenn Sie verschiedene Indices mit denselben Termini erstellen wollen. Dazu benötigen Sie eine Konkordanzdatei als Basis für den Index. Diese Datei ist ein Word-Dokument mit einer Tabelle (siehe Abschnitt 04.Tabellen für mehr Informationen zum Erstellen von Tabellen).

Die Tabelle sollte zwei Spalten enthalten. Die erste Spalte enthält dabei den Text, der markiert werden soll, die zweite enthält den Eintrag, der im Index erscheinen soll. Dadurch können Sie verschiedene Varianten eines Wortes oder eines Namens unter einem Indexeintrag gruppieren. Benötigen Sie zusätzliche Untereinträge (siehe oben), trennen Sie einfach die entsprechenden Ebenen durch einen Doppelpunkt, also: Haupteintrag:Untereintrag. Jedem zu markierenden Textabschnitt wird eine Reihe aus der Tabelle zugewiesen. Speichern Sie anschließend Ihre Datei.

Indexerstellung aus einer bereits vorhandenen Datei

Um einen Index auf der Basis der von Ihnen erstellten Datei zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menü Einfügen den Eintrag Referenzen und klicken Sie dann auf Index und Verzeichnisse.
2. Achten Sie darauf, dass das Register Index ausgewählt ist.
3. Klicken Sie auf AutoMarkierung.
4. Öffnen Sie Ihre Datei in dem Dialogfeld Index-AutoFestlegungsdatei öffnen.
5. Nachdem Sie Ihr Dokument für Einträge markiert haben, können Sie nun den Index erstellen.
6. Bewegen Sie den Cursor zu der Stelle, an der Sie den Index einfügen möchten.
7. Anschließend wählen Sie im Menü Einfügen den Punkt Referenz und dann Index und Verzeichnisse aus.
8. Achten Sie darauf, dass das Register Index ausgewählt ist.
9. Klicken Sie zum Einfügen des Index auf OK.
10. Probieren Sie verschiedene Einstellungen aus, welche die Darstellung des Index festlegen.
11. Denken Sie daran, dass der Index standardmäßig aus zwei Spalten besteht. Das könnte ein wenig seltsam aussehen, wenn Ihr Index nur wenige Einträge enthält.