MS Excel
1. Initiierung (1/2)
Wenn Sie Excel für Projektmanagement verwenden, sollten Sie nicht vergessen, dass Aufgaben wie die Ordnerverwaltung oder das Zählen der Wörter des Ausgangstextes nicht automatisch ausgeführt werden können. Trotzdem kann Excel für Aufgaben wie die Planung, Zurückverfolgung oder Berechnung von Kosten ein vielseitiges und nützliches Programm sein.
In den folgenden Kapiteln werden einige Excel-Funktionen vorgestellt, die im Initiierungsprozess des Übersetzungs-Projektmanagements hilfreich sein können.
Um Preislisten, Auftragsformulare, einen Kostenvoranschlag oder sogar Lieferantenlisten zu erstellen, können Sie Tabellen in einem Arbeitsblatt anlegen und formatieren.
Wenn Sie einen Kostenvoranschlag berechnen, können Sie z.B. die Daten neu formatieren, indem Sie die Breite einer bestimmten Spalte erweitern. Unter Format|Auto Format... finden Sie eine große Auswahl an voreingestellten Vorlagen. Außerdem können Sie die Voreinstellungen einer Vorlage noch selbst verändern - Schrift, Farbe, Zeilenhöhe, usw.
Um eine gleichmäßige Darstellung des Spalteninhalts in der Tabelle zu gewährleisten, können Sie die Zeilenhöhe verstellen. Tun Sie dies unter Format|Zeile|Höhe, oder indem Sie im zu verändernden Bereich mit der rechten Maustaste klicken und den gewünschten Wert für die Zeilenhöhe eingeben. In unserem Beispiel haben wir die Spalten Component und Price ausgewählt und verwendeten die Funktionen Linksbündig und Fett.
Nähere Informationen über das Formatieren von Zeilen und Spalten erhalten Sie unter EDV 4 | III. Zelleninhalt .
Eine Tabellenvorlage auswählen
Wenn Sie als Projektmanager mit Excel arbeiten, werden Sie entweder mit einer einzigen Arbeitsmappe mit mehreren Arbeitsblättern arbeiten - z.B. ein Arbeitsblatt für jeden Prozess des Projekts - oder Sie arbeiten mit einer Arbeitsmappe (.xls-Datei) pro Aufgabe.
Ein wichtiger Aspekt ist die richtige Benennung und Reihenfolge der Arbeitsblätter. Um ein Arbeitsblatt einzufügen, umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Register Tabelle und wählen aus dem Menü. Sie können auch Registerfarbe wählen, um diese zu verändern.
Umbenennen eines Arbeitsblatts
Eine weitere für Sie interessante Funktion ist das Formatieren der Kopf- und Fußzeile. Sie können dies unter Datei|Seite einrichten|Kopfzeile/Fußzeile|Benutzerdefinierte Kopfzeile/Fußzeilevornehmen.
Sie können Informationen wie den Namen des Übersetzungsunternehmens und das aktuelle Datum einfügen. Mithilfe von Symbolen können Sie schnell Inhalte in die Kopf- oder Fußzeile einfügen und formatieren, indem Sie z.B. die Eigenschaften der Schrift festlegen, Datum, Zeit oder ein Bild einfügen usw.
Seite einrichten
Beim Arbeiten mit Zahlen verwendet Excel die Spracheinstellungen und die der Sprache entsprechenden Trennzeichen, die in der Systemsteuerung unter Regions- und Sprachoptionen ausgewählt wurden.
Wenn Sie Zahlen mit verschiedenen Trennzeichen für Zifferngruppierung und Dezimalen darstellen wollen, können Sie vorübergehend die vorgegebenen Trennzeichen durch selbst gewählte ersetzen. Z.B. werden Sie für einen französischen Kunden das Komma "," als Dezimaltrennzeichen verwenden, für einen englischen dagegen den Punkt ".". Daher wird '1,500' in einem Programm mit englischen Spracheinstellungen als eintausendfünfhundert interpretiert, mit französischen Spracheinstellungen aber als eineinhalb.
Für die Einstellung der Trennzeichen wählen Sie im Extras-Menü Optionen|International und geben bei Behandlung von Zahlen die Trennzeichen Ihrer Wahl ein. Vorher müssen Sie noch das Kästchen Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen deaktivieren.