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Comme nous l'avons déjà vu, chaque projet de traduction peut impliquer, outre la traduction en elle-même, un travail d'organisation cohérent (la gestion de projet) afin de garantir la qualité du service ou du produit à livrer. Toutefois, le processus de gestion de projet varie en terme de contenu et de quantité selon le scénario de travail au sein duquel évolue(nt) le(s) traducteur(s).
Nous pouvons distinguer cinq scénarios de travail, même si les frontières entre ces catégories ne sont pas aussi distinctes dans la vie professionnelle. Ces catégories sont déterminées selon les processus du projet définis dans 4. Processus. Pour chacune d'entre elles, nous aborderons l'aspect gestion de projet en général puis les processus de travail qui diffèrent selon les scénarios.
Les 5 scénarios de travail
Il travaille de façon solitaire, assis derrière son bureau. Il est à la fois gérant, chef de projet et traducteur. Ainsi, il doit effectuer toutes les tâches relatives à l'organisation et à la traduction ainsi que les processus abordés dans 3. Tâches et 4. Processus.
| Pour le traducteur indépendant, le processus de départ consiste à vérifier si ses ressources seront suffisantes pour réaliser la traduction. Il doit également déterminer le temps nécessaire à la traduction et établir les coûts afin de soumettre une offre fiable au client ou d'accepter le bon pour accord. |
| Pas de tâche particulière : détailler le travail à réaliser et fixer les échéances de travail et les points de contrôle pour les processus de réalisation, de vérification et de contrôle. |
| Pas de tâche particulière : respecter le programme établi pendant la phase de planification. |
| Pas de tâche particulière : vérifier et évaluer la progression des différentes tâches du projet. |
| Pas de tâche particulière : validation officielle de la traduction par le client, réajustement et évaluation des tâches du projet, mise à jour des données et du matériel, archivage systématique de tous les fichiers du projet. |
Bien souvent, le traducteur indépendant que nous venons de décrire doit refuser des traductions car il ne peut pas traduire dans les langues demandées ou ne peut pas livrer la traduction dans le délai qui lui est imparti. Pour éviter ce genre de situation, il est possible de former une équipe avec d'autres traducteurs et de se partager le travail.
Cela implique un plus grand travail d'organisation. Dans ce cas, l'un des traducteurs, en général celui qui reçoit la demande, prend en charge l'aspect gestion de projet.
| La vérification des ressources nécessite que le chef de projet de l'équipe de traducteurs vérifie le domaine et les combinaisons de langues des traducteurs, leurs disponibilités et les tarifs qu'ils appliquent. Il doit également faire apparaître ces informations sur l'offre soumise au client. |
| Le chef de projet de l'équipe de traducteurs doit également déterminer le mode de communication entre les différents membres de l'équipe et définir des étapes pour contrôler la progression du projet. Il est primordial de trouver le juste équilibre entre information et contrôle. |
| L'utilisation d'un système de mémoire de traduction peut entraîner un travail d'organisation supplémentaire, puisque généralement l'équipe de traducteur n'a pas la possibilité de travailler avec un système serveur (voir également module de MT eCoLoTrain). Le chef de projet doit coordonner régulièrement la synchronisation des fichiers de mémoire de traduction et envoyer les fichiers mis à jour aux membres de l'équipe. Pendant la phase de synchronisation, toutes les traductions en cours doivent être interrompues. |
| Si un événement vient perturber le déroulement du projet, le chef de projet devra résoudre des problèmes plus complexes puisque plusieurs traducteurs sont impliqués dans le projet. |
| Pour le chef de projet de l'équipe, le processus final consiste également à transmettre aux traducteurs ses commentaires sur leur travail et à mettre à jour ses fichiers en fonction de ces commentaires. Ces informations seront alors disponibles lorsqu'il devra choisir un traducteur pour le projet suivant. |
La société de traduction accepte une demande d'un client et, selon le type de projet, le domaine, la/les combinaison(s) de langues et la taille du texte à traduire, la transmet à un/des traducteur(s) interne(s) et/ou externe(s).
Contrairement à l'équipe de traducteurs indépendants, la société de traduction effectue le travail selon des processus prédéfinis. Elle peut aussi disposer d'un système de gestion de la qualité déterminé par des processus.
| Pour la société de traduction, le processus de départ est similaire à celui du traducteur indépendant mais il repose sur des domaines de responsabilité affectés aux différentes tâches puisque qu'en général des employés sont responsables de ce processus. |
| Et la même chose est valable pour le processus de planification. En outre, lorsque le chef de projet doit décider de faire appel à un traducteur interne ou externe, il doit partir du principe que les traducteurs internes sont, dans la mesure du possible, censés travailler au maximum de leurs capacités. |
| Comme pour l'équipe de traducteurs, l'utilisation d'un système de mémoire de traduction peut entraîner un travail d'organisation plus important si les traducteurs n'ont pas accès à un système serveur (voir également le module de MT d'eCoLoTrain). Le chef de projet doit alors coordonner régulièrement la synchronisation des fichiers de mémoire de traduction. Pour cela les traductions en cours doivent être interrompues. Le chef de projet envoie ensuite les fichiers mis à jour aux traducteurs. |
| Le processus de suivi du projet est également similaire à celui de l'équipe de traduction, à la différence près que des employés sont en charge de ces tâches. |
| La même chose est valable pour le processus final. |
L'agence de traduction reçoit les demandes des clients mais n'emploie pas de traducteurs internes. Elle sous-traite le travail de traduction à des traducteurs externes.
Les processus du projet ne sont pas très différents de ceux qui concernent l'équipe de traducteurs et la société de traduction. La grande différence réside dans le fait que le travail de communication et de coordination avec les traducteurs externes augmente proportionnellement au nombre de sous-traitants. Le chef de projet doit faire en sorte que ces processus de communication plus complexes n'entraînent pas une perte de qualité. Certaines techniques de communication utilisées au sein de l'équipe comme le "brainstorming" ne sont pas envisageables ou ne sont réalisables qu'en ayant recours à certaines technologies (coûteuses).
Le département de traduction d'une grande société ou d'une organisation a un nombre limité de "clients" qui sont généralement les autres départements de la société/de l'organisation.
Faisant partie d'une organisation structurée, le département de traduction est tenu de respecter des processus de travail et de communication prédéfinis. Les différentes tâches relatives à la gestion de projet peuvent être divisées et réparties entre plusieurs personnes situées à différents niveaux de la hiérarchie. Les traducteurs ont souvent accès à des outils leur facilitant le travail comme des bases de données terminologiques internes ou un système serveur de mémoire de traduction interne.
La gestion de projet au sein d'un département de traduction est fortement conditionnée par ces exigences structurelles.