8. Arbeitsszenarien
Wie bereits dargelegt wurde, kann jeder Übersetzungsauftrag als Projekt angesehen werden, das zusätzlich zur eigentlichen Übersetzungsarbeit auch konsequente organisatorische Begleitung - Projektmanagement - erfordert, damit die Qualität des zu liefernden Produkts oder Dienstleistung gesichert werden kann. Allerdings variiert der Arbeitsablauf im Projektmanagement je nach Arbeitsumfeld des Übersetzers oder der Übersetzer in Inhalt und Umfang.
Um diese Variationsbreite zu veranschaulichen, werden im folgenden fünf Kategorien von Arbeitsszenarien unterschieden - auch wenn die Grenzen zwischen den einzelnen Formen in der Berufspraxis nicht so klar gezogen werden können. Die Beschreibung der Arbeitsabläufe in den einzelnen Kategorien erfolgt anhand der unter Punkt 4. Prozesse definierten Prozesse im Projektablauf. Für jede Kategorie wird der Projektmanagement-Schwerpunkt allgemein dargelegt sowie die von anderen Kategorien abweichenden Arbeitsprozesse beschrieben.
Die 5 Kategorien von Arbeitsszenarien
Er sitzt alleine in seinem Einzelbüro und ist gleichzeitig Geschäftsführer, Übersetzer und sein eigener Projektmanager. Als solcher ist er verantwortlich für die Durchführung aller organisatorischen und übersetzerischen Aufgaben und Prozesse, wie sie unter 3. Aufgaben und 4. Prozesse beschrieben wurden.
| Beim Initiierungsprozess muss der Freiberufler überprüfen, ob seine Ressourcen ausreichend sind, um den Auftrag zu bearbeiten. Auch muss er die Faktoren Zeit und Kosten berechnen, um ein fundiertes Angebot abgeben bzw. den Auftrag annehmen zu können. |
| Keine speziellen Merkmale für den Freiberufler - detaillierte Festlegung der durchzuführenden Arbeiten, Festlegung der Fristen und Prüfpunkte für den Durchführungs- sowie den Überwachungs- und Steuerungsprozess. |
| Keine speziellen Merkmale für den Freiberufler - Umsetzung des im Planungsprozess festgelegten Ablaufplans. |
| Keine spezielle Merkmale für den Freiberufler - Prüfen und Messen des Fortschritts in den verschiedenen Projektarbeitsbereichen. |
| Keine speziellen Merkmale für den Freiberufler - formale Annahme des Übersetzungsprodukts durch den Kunden, Überprüfung und Bewertung der Projektaktivitäten, Aktualisierung von Daten und Materialien, systematische Archivierung aller Projektdateien. |
In vielen Fällen müsste der soeben beschriebene traditionelle Freiberufler Aufträge ablehnen, weil er nicht alle benötigten Arbeitssprachen abdecken oder die Übersetzung nicht innerhalb der geforderten Fristen abliefern könnte. Alternativ kann er mit Kollegen ein Team bilden und die übersetzerische Arbeit aufteilen.
Dies erfordert einen höheren Umfang an organisatorischer Arbeit. In diesem Fall sollte einem der Freiberufler - normalerweise demjenigen, der den Auftrag erhalten hat - die Verantwortung für das Projektmanagement zugewiesen werden.
| Für den Projektmanager des Freiberufler-Teams beinhaltet das Überprüfen der Ressourcen auch die Überprüfung der durch seine Team-Kollegen abgedeckten Fachgebiete und Sprachkombination sowie deren Verfügbarkeiten und Preise. Diese Informationen müssen auch entsprechend im Angebot berücksichtigt werden, das dem Kunden vorgelegt wird. |
| Der Projektmanager des Freiberufler-Teams muss zusätzlich Kommunikationswege mit den Teamkollegen und regelmäßige Prüfpunkte zur Kontrolle ihres Arbeitsfortschritts festlegen. Sehr wichtig ist es hier, das richtige Maß an Information und Kontrolle zu finden. |
| Der Einsatz eines Translation Memory-Systems kann zu einem hohen Organisationsaufwand führen, da ein Freiberufler-Team normalerweise nicht die Möglichkeit hat, mit einem serverbasierten System zu arbeiten (s. auch eCoLoTrain TM-Modul). Der Projektmanager muss regelmäßig das Synchronisieren der Translation Memory-Dateien koordinieren und die aktualisierten Dateien an die Teamkollegen weiterleiten. Während des Synchronisierungsprozesses darf nicht weiter übersetzt werden. |
| Für den Projektmanager des Freiberufler-Teams bringt jede Abweichung vom Projektmanagementplan einen höheren Aufwand bei der Problemlösung mit sich, da die Teamkollegen mit eingebunden werden müssen. |
| Der Abschlussprozess beinhaltet für den Projektmanager des Freiberufler-Teams auch, seinen Kollegen Feedback zu geben und seine Dateien mit diesem Feedback zu aktualisieren, damit diese Information verfügbar ist, wenn für einen zukünftigen Auftrag Partner ausgewählt werden sollen. |
Das Übersetzungsbüro nimmt einen Auftrag von einem Kunden an und bearbeitet ihn je nach Art des Auftrags, Fachgebiet, Sprachkombination(en) und Umfang mit angestellten oder externen Übersetzern.
Anders als das Freiberufler-Team verfügt das Übersetzungsbüro in der Regel über dokumentierte Arbeitsprozesse, möglichweise auch über ein prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem.
| Der Initiierungsprozess im Übersetzungsbüro entspricht weitgehend dem im Freiberufler-Team, kann jedoch normalerweise auf bereits zuvor festgelegte Verantwortungsbereiche zurückgreifen, da im Normalfall entsprechende Mitarbeiter dafür angestellt sind. |
| Dies gilt auch für den Planungsprozess. Bei der Entscheidung, ob interne oder externe Übersetzer eingesetzt werden, muss der Projektmanager auch beachten, dass die angestellten Übersetzer nach Möglichkeit voll ausgelastet werden sollten. |
| Wie beim Freiberufler-Team kann der Einsatz eines Translation Memory-Systems zu einem hohen Organisationsaufwand führen, wenn die Übersetzer keinen Zugang zu einem serverbasierten System haben (s. auch eCoLoTrain TM-Modul). Der Projektmanager muss in regelmäßigen Abständen die Synchronisierung der Translation Memory-Dateien koordinieren - währenddessen darf nicht weiter übersetzt werden - und anschließend die aktualisierten Dateien an die Übersetzer weiterleiten. |
| Der Überwachungs- und Steuerungsprozess wiederum entspricht weitgehend dem des Freiberufler-Teams, wobei normalerweise angestellte Mitarbeiter für diese Aufgaben zur Verfügung stehen. |
| Dies gilt auch für den Abschlussprozess. |
Die Übersetzungsagentur nimmt Kundenaufträge an, verfügt jedoch nicht über angestellte Übersetzer, sondern vergibt die übersetzerische Tätigkeit ausschließlich an externe Übersetzer.
Die Projektprozesse gleichen denen, wie sie auch beim Freiberufler-Team und dem Übersetzungsbüro auftreten. Der wichtigste Unterschied ist, dass der Umfang an hoch fachlicher Kommunikation und Koordination mit externen Partnern mit der Anzahl externer Vertragsnehmer ansteigt. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass diese komplexeren Kommunikationsprozesse nicht zu einem Qualitätsverlust führen. Einige sonst im Teamwork möglichen Kommunikationstechniken wie etwa das "Brainstorming" können nicht oder nur unter Einsatz (teurer) Technologie angewandt werden.
Die Übersetzungsabteilung eines großen Unternehmens oder einer großen Organisation hat nur eine begrenzte Anzahl von "Kunden", nämlich im Normalfall die anderen Abteilungen des jeweiligen Unternehmens/der Organisation.
Als Teil einer strukturierten Einheit ist die Übersetzungsabteilung mit dokumentierten Arbeitsprozessen und festgelegten Kommunikationswegen ausgestattet. Die verschiedenen Aufgaben des Projektmanagements können aufgeteilt und an unterschiedliche Personen auf unterschiedlichen hierarchischen Ebenen vergeben sein. Die Übersetzer haben oft Zugang zu einer ganzen Reihe von Tools zur Arbeitserleichterung, wie etwa eine hauseigene Terminologiedatenbank oder ein hauseigenes, serverbasiertes Translation Memory-System.
Das Projektmanagement in einer Übersetzungsabteilung wird stark von diesen strukturellen Bedingungen beeinflusst.