Un chef de projet de traduction doit gérer principalement des données relatives aux clients, aux fournisseurs et aux projets. Créer et gérer deux bases de données ou plus (une base de données clients, une base de données fournisseurs et une base de données projets) nécessite de jongler constamment entre les fichiers et demande un ajustement permanent entre les bases de données de manière à conserver des informations cohérentes. Enregistrer les informations dans un fichier unique (un index composé de fiches, appelé enregistrement de base de données, pour chaque client contenant également les données concernant les fournisseurs et les projets réalisés pour ce client) fait augmenter la taille des enregistrement de base de données qui deviennent difficiles à traiter. Les logiciels de gestion de bases de données vous permettent d'organiser vos fichiers dans une base de données relationnelle : un fichier de base de données contient différentes tables qui sont mises en relation les unes avec les autres.
Pour gérer les bases de données, Microsoft Access comporte des assistants facilitant la réalisation des tâches telles que la création de tables, de formulaires, de requêtes, etc.