El gestor de un proyecto de traducción tiene que gestionar datos de clientes, de proveedores y del proyecto mismo. La creación y el mantenimiento de dos o más bases de datos (una base de datos de clientes, una de proveedores y una del proyecto) implica pasar continuamente de unos archivos a otros, y requiere un ajuste constante de las bases de datos, con el fin de mantener la coherencia de la información. El almacenamiento de la información en un solo archivo, en el que la "tarjeta" de cada cliente (llamada "registro de la base de datos") contiene también los datos de proveedores y proyectos asociados al cliente en particular, hace que los registros de la base de datos se tornen muy extensos y difíciles de manejar. Por ello, las aplicaciones de software de bases de datos modernas ofrecen la posibilidad de estructurar los archivos en una base de datos relacional: un archivo de base de datos puede contener distintas tablas relacionadas entre sí.
Para gestionar las base de datos, Microsoft Access ofrece asistentes que ayudan a llevar a cabo diversas tareas, como crear tablas o formularios, realizar consultas, etc.