MultiTerm permet de repérer dans vos bases terminologiques les termes en double et les fiches incomplètes.

Une fois que vous les avez localisés, vous pouvez :

Supprimer le terme en double : cela améliore la vitesse de recherche et supprime des informations inutiles.

Fusionner les fiches : Si vous avez deux fiches contenant des informations sur le même concept, vous pouvez les fusionner. Après la fusion et afin de rester cohérent, il est conseillé de supprimer la fiche la moins complète et d'éditer la fiche fusionnée.

Pour fusionner plusieurs fiches :

• Ouvrir toutes les fiches à fusionner dans le volet de fiches. S'assurer qu'aucune fiche ne soit ouverte deux fois
• Ouvrir en dernier la fiche avec laquelle vous souhaitez fusionner les autres fiches afin qu'elle soit ouverte dans l'onglet de fiches
• Aller dans le menu Fiches et sélectionner l'option Fusionner (ou effectuer un clic droit dans le volet de fiches puis sélectionner Fusionner dans le menu contextuel)
• Dans la boîte de dialogue MultiTerm, cliquer sur Oui pour confirmer que vous désirez fusionner les fiches ouvertes
• MultiTerm passe en mode Modification et fusionne toutes les fiches ouvertes dans une seule fiche (également appelée fiche principale)
• Editer la fiche fusionnée si nécessaire
• Aller dans le menu Fiche et cliquer sur l'option Enregistrer pour confirmer les changements apportés (ou appuyer sur F10)

MultiTerm repasse en mode affichage et affiche la nouvelle fiche fusionnée. Puisque les fiches utilisées pour la fusion existent toujours, vous devez les effacer pour éviter d'avoir des informations en double dans votre base de données.

Edition de fiches incomplètes : Consiste à éditer des fiches ou à compléter les informations manquantes dans les champs restés vierges. Une fois les changements effectués, il est important d'enregistrer la fiche.

Appliquer des modèles de saisie lors de l'édition ou de l'ajout de fiches permet de contrôler l'intégrité et la cohérence des données. Cela est particulièrement pratique lorsque plusieurs utilisateurs disposent du droit d'accès à une base terminologique.

Les modèles par défaut peuvent par exemple être utilisés pour entrer des valeurs par défaut dans des champs particuliers, ce qui permettra de passer moins de temps à la création ou à l'édition de fiches. Puisque MultiTerm ajoute les valeurs par défaut chaque fois qu'un utilisateur crée ou édite une fiche, la cohérence de la base de données est garantie. Les valeurs par défaut peuvent être acceptées ou modifiées par les utilisateurs.

Après avoir créé et alimenté une base terminologique, il est encore possible d'y apporter des modifications majeures ou globales. Il existe deux façons d'effectuer des modifications globales dans une base terminologique :

• En modifiant les données terminologiques mais pas la base terminologique : Pour cela, vous devez d'abord exporter les données terminologiques de la base existante, modifier les données en externe puis les réimporter vers la base terminologique d'origine en
• Modifiant la définition de la base terminologique : Pour cela, vous devez d'abord créer une nouvelle base terminologique avec la définition souhaitée, exporter les données terminologiques à modifier de la base existante, puis importer les données terminologiques dans la base terminologique nouvellement créée. Dans ce cas, à vous de décider si vous souhaitez changer la structure des données ou de la fiche

La réorganisation d'une base terminologique permet de mettre à jour son index terminologique. Par conséquent, les recherches analogiques s'effectuent plus rapidement et leurs résultats les fiches dernièrement ajoutées. Toutes les bases terminologiques, locales ou distantes, peuvent être réorganisées. Il est cependant nécessaire d'avoir des droits d'administrateur pour réorganiser des bases terminologiques distantes.

Pour réorganiser une base terminologique distante dans MultiTerm :

• Aller dans le menu Base terminologique
• Sélectionner l'option Réorganiser
• Sélectionner la ou les bases à réorganiser dans la boîte de dialogue. Il est possible de réorganiser plus d'une base terminologique à la fois
• Cliquer sur OK

Pour finir, sauvegarder une base terminologique est une étape importante du processus de maintenance. MultiTerm offre la possibilité de sauvegarder non seulement le contenu d'une base terminologique, mais également sa définition.

Pour effectuer une sauvegarde des données terminologiques, vous devez procéder à une exportation complète du contenu de la base terminologique vers un fichier d'exportation XML. Le contenu enregistré dans ce fichier peut être réimporté ultérieurement vers la même base terminologique ou une nouvelle base si nécessaire.

Pour sauvegarder une définition de base terminologique précise, vous devez l'enregistrer sur votre système de fichier sous la forme d'un fichier XDT. Cette définition peut être utilisée conjointement au fichier d'exportation pour recréer et remplir la base terminologique d'origine.