Hay varias tareas que pueden desempeñarse para realizar el mantenimiento de una base de datos terminológica en SDL MultiTerm. Por ejemplo, se puede localizar y editar/eliminar los términos duplicados o las entradas incompletas en la base de datos terminológica, mejorar la entrada de datos (usando modelos de entrada para minimizar los errores), hacer cambios globales, reorganizar y hacer copias de seguridad de su base de datos terminológica.
MultiTerm le permite buscar términos dupllicados y entradas incompletas en bases de datos terminológicas.
Una vez que haya localizado términos duplicados o entradas incompletas, puede:
Eliminar términos duplicados: esto mejora la velocidad de búsqueda y asegura que su base de datos terminológica esté libre de información inútil.
Fusionar entradas: Si existen dos entradas que contienen información sobre el mismo concepto, pueden combinarse fusionándolas. Tras la fusión, debería eliminarse la entrada menos completa y editarse la fusionada para que la base de datos sea coherente.
Para fusionar entradas:
- Abra las entradas que desee fusionar en la pestaña de entrada del panel Entrada. Cada entrada debe abrirse una sola vez
- Abra la última entrada en la que desee fusionar los contenidos de las demás entradas, de forma que sea mostrada en la pestaña Entrada
- Vaya al menú Entrada y seleccione la opción Fusionar (o haga clic con el botón derecho en el panel Entrada y seleccione Fusionar del menú contextual)
- Se abrirá un cuadro de diálogo SDL MultiTerm. Haga clic en Sí para confirmar que desea fusionar las entradas abiertas
- SDL MultiTerm pasa al menú Edición y fusiona las entradas en una sola (llamada "entrada maestra")
- Editar la entrada fusionada si es necesario
- Vaya al menú Entrada y haga clic en la opción Guardar para confirmar los cambios (o pulse F10)
Ahora, SDL MultiTerm vuelve al modo vista y muestra la entrada recién fusionada. Como las entradas utilizadas en la fusión siguen existiendo, dentrá que borrarlas para evitar la duplicación de información en su base de datos.
Completar entradas incompletas: Esto se realiza editando entradas o completando la información que falta en los campos correspondientes. Después de hacer todos los cambios, la entrada debe guardarse.
Una forma de mejorar la integridad y la consistencia de las entradas de datos es aplicar modelos de entrada al editar o agregar entradas. Este método resulta especialmente útil cuando varios usuarios tienen acceso de escritura en una base de datos terminológica.
Los modelos de entrada pueden usarse, por ejemplo, para introducir valores predeterminados en campos especiales, lo que acelera la creación o edición de las entradas. Como los valores predeterminados serán añadidos por SDL MultiTerm siempre que los usuarios creen o editen entradas, se asegura la coherencia de la base de datos terminológica. Los valores predeterminados siempre pueden ser aceptados o modificados por los usuarios.
Tras crear y llenar una base de datos terminológica, sigue siendo posible realizar cambios globales. Hay dos maneras de realizar cambios globales en una base de datos terminológica:
- Modificando los datos terminológicos pero no la base de datos terminológica: Para ello, primero habrá que exportar los datos terminológicos de la base de datos terminológica existente, modificarlos externamente y reimportarlos a la base de datos terminológica de origen
- Modificando la definición de la base de datos terminológica Para ello, primero cree una nueva base de datos terminológica con la definición que necesite, exporte los datos terminológicos de la base de datos terminológica existente que desee cambiar, e importe los datos terminológicos a la base de datos terminológica que acaba de crear. En este caso, puede no haberse cambiado la estructura de los datos o las entradas
Cuando se organizan bases de datos terminológicas, se actualiza su índice de búsquda difusa. Por tanto, las búsquedas difusas se realizarán más rápidamente, y los resultados incluirán las entradas más recientes de la base de datos terminológica. Todas las bases de datos terminológicas, tanto locales como remotas, pueden reorganizarse. Tan sólo asegúrese de tener los derechos necesarios para hacerlo cuando sean remotas.
Para reorganizar una base de datos terminológica en SDL MultiTerm:
- Vaya al menú Base de datos terminológica
- Seleccione la opción Reorganizar base de datos terminológica
- Se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrá seleccionar la(s) base(s) de datos terminológica(s) que desee reorganizar. Efectivamente, es posible reorganizar varias a la vez
- Haga clic en Aceptar.
Por último, pero no menos importante, hacer copias de seguridad de las bases de datos terminológicas es un paso importante en el mantenimiento de las mismas. MultiTerm ofrece la posibilidad de hacer copias de seguridad no sólo del contenido, sino de la definición de las bases de datos terminológicas.
Para hacer una copia de seguridad de los datos terminológicos, solamente tiene que realizar una exportación completa del contenido de la base de datos terminológica a un archivo de exportación XML. El contenido almacenado en este archivo puede ser reimportado más tarde a la misma base de datos terminológica o a una nueva.
Para hacer una copia de seguridad de la definición de una base de datos terminológica determinada, necesitará guardarla como archivo XDT. Esta definición podrá ser utilizada en combinación con un archivo exportado XML para volver a crear y llenar la base de datos terminológica original.