MultiTerm bietet eine Suchfunktion für doppelte Benennungen und unvollständige Einträge in einer Termbank.

Wenn Sie eine doppelte Benennung oder einen unvollständigen Einträg gefunden haben, können Sie:

Doppelte Benennungen löschen: dies verbessert die Suchgeschwindigkeit und stellt sicher, dass Ihre Termbank keine nutzlosen Informationen enthält.

Einträge zusammenführen: Wenn Sie zwei Einträge von Benennungen haben, die Informationen über den selben Begriff beinhalten, können Sie die Einträge verbinden, indem Sie sie zusammenführen. Nach der Zusammenführung sollten Sie den unvollständigeren Eintrag löschen und den zusammengeführten bearbeiten, so dass er kohärent ist.

Um Einträge zusammenzuführen:

• Öffnen Sie die Einträge, die Sie zusammenführen möchten, in ihren jeweiligen Eintragsfenstern im Eingabefenster - jeder Eintrag braucht nur einmal geöffnet zu werden.
• Öffnen Sie zuletzt den Eintrag, in dem Sie die Inhalte der anderen Einträge zusammenführen möchten, so dass aktuell seine Karteikarte im Eingabefenster angezeigt wird.
• Öffnen Sie das Menü Eintrag und wählen Sie Zusammenführen (oder machen Sie einen rechten Mausklick im Eingabefenster und wählen Sie Zusammenführen aus dem Kontextmenü).
• Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfenster von SDL MultiTerm auf Ja um zu bestätigen, dass Sie die geöffneten Einträge zusammenführen möchten.
• MultiTerm wechselt in den Bearbeitungsmodus und führt die Einträge zu einem einzigen zusammen (dem sogenannten "Master-Eintrag").
• Falls nötig bearbeiten Sie die zusammengeführten Einträge.
• Öffnen Sie das Menü Eintrag und klicken Sie auf Speichern um Ihre Änderungen zu bestätigen (oder drücken Sie F10).

Jetzt wechselt MultiTerm zurück in den Ansichtsmodus und zeigt den soeben zusammengeführten Eintrag an. Da die bei der Zusammenführung benutzten Einträge immer noch vorhanden sind, sollten Sie sie löschen, um doppelte Informationen in Ihrer Datenbank zu vermeiden.

Unvollständige Einträge vervollständigen: Dies wird durch Bearbeiten der Einträge oder durch Einfügen der fehlenden Informationen in die jeweiligen leeren Felder vorgenommen. Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, sollte der Eintrag gespeichert werden.

Eine Vorgehensweise zur Verbesserung der Integrität und Konsistenz von Dateneinträgen ist die Anwendung von Eingabemodellen beim Bearbeiten und Hinzufügen von Einträgen. Dieses Verfahren ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer Schreibzugriff auf eine Termbank haben.

Eingabemodelle können z.B. benutzt werden, um Standardwerte für bestimmte Felder festzulegen, was bei der Erstellung und Bearbeitung von Einträgen Zeit spart. Da die Standardwerte jedes Mal, wenn ein Benutzer einen Eintrag erstellt oder bearbeitet, von MultiTerm hinzugefügt werden, wird die Konsistenz der Termbank sicher gestellt. Standardwerte können jederzeit vom Benutzer übernommen oder verändert werden.

Auch nach dem Anlegen einer Termbank und dem Erstellen von Einträgen können Sie noch bedeutende umfassende Änderungen vornehmen, wenn Sie das möchten. Es gibt zwei Möglichkeiten, grundlegende Änderungen an einer Termbank vorzunehmen:

• Die terminologischen Daten verändern und nicht die Termbank: Hierfür müssen die terminologischen Daten aus der vorhandenen Termbank exportiert, extern verändert und anschließend wieder in die ursprüngliche Termbank importiert werden.
• Die Termbankdefinition verändern: Hierfür legen Sie zuerst eine neue Termbank mit den für Sie erforderlichen Definitionen an, exportieren dann die terminologischen Daten aus der Termbank, die Sie verändern möchten, und importieren die terminologischen Daten schließlich in die neu angelegte Termbank. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie die Daten oder die Eintragsstruktur verändert haben.

Wenn Sie eine Termbank reorganisieren, wird der Fuzzy-Index aktualisiert. Dadurch kann die unscharfe Suche schneller ausgeführt werden und die gefundenen Ergebnisse umfassen alle aktuellen Termbankeinträge. Jede Termbank, ob lokal oder serverbasiert, kann reorganisiert werden - stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die nötigen Rechte für das Reorganisieren von serverbasierten Termbanken besitzen.

Um eine Termbank in MultiTerm zu reorganisieren:

• Öffnen Sie das Menü Termbank.
• Wählen Sie Termbank reorganisieren.
• Wählen Sie im Dialogfenster die Termbank oder Termbanken, die Sie reorganisieren möchten - es ist möglich, mehrere Termbanken gleichzeitig zu reorganisieren.
• Klicken Sie auf OK.

Last but not least ist das Sichern von Termbanken eine wichtige Tätigkeit bei der Pflege von Termbanken. MultiTerm bietet die Möglichkeit, neben dem Inhalt einer Termbank auch die Termbankdefinition zu sichern.

Um die terminologischen Daten zu sichern, führen Sie lediglich einen Export des gesamten Termbankinhalts in eine XML-Export-Datei aus. Der Inhalt dieser Datei kann später wieder in dieselbe Termbank importiert werden oder, wenn nötig, in eine neue.

Um eine bestimmte Termbankdefinition zu sichern, speichern Sie sie als XDT-Datei. Diese Definition kann dann in Verbindung mit einer XML-Export-Datei verwendet werden, um die ursprüngliche Termbank wieder zu erstellen und mit Einträgen zu füllen.