MS Project
4. Überwachung und Steuerung (4/5)
Sobald die Ressourcen inklusive der Personen auf die Aufgaben verteilt sind, können diese auf dem MS-Project-Server veröffentlicht werden. Mitarbeiter können dann der Zuteilung zustimmen und ihre persönliche Aufgabenliste mit der erwarteten Bearbeitungsdauer und den Abgabeterminen einsehen. Wenn kein MS-Project-Server zur Verfügung steht, kann eine Liste der Aufgaben und zugehörigen Ressourcen erstellt und per E-Mail versendet werden.
Das Gantt-Diagramm wird automatisch aktualisiert, wenn die Ressourcen jeder Phase des Projekts zugeteilt werden.
Gantt-Diagramm mit Zuteilung der Ressourcen zu Aufgaben
Die Projekteinstellungen können jederzeit verändert werden. Eine zu umfangreich gewordene Aufgabe kann außerdem in zwei Teilaufgaben umgewandelt werden, indem Sie die Aufgabe auswählen und auf die Schaltfläche Vorgang unterbrechen 
in der Symbolleiste klicken.
Umwandeln einer Aufgabe in zwei Teilaufgaben
Sie können Aufgaben löschen, die sich als überflüssig erwiesen haben.
Nachdem Sie die Details für das gesamte Projekt eingegeben haben, können Sie sie als Basisplan(Baseline) speichern, mit dem der Fortschritt überwacht wird, Abweichungen erkannt und nötige Verbesserungen vorgenommen werden. Sie können damit z.B. erkennen, mit welchen Aufgaben später als geplant begonnen wurde, wie viel Arbeit die Mitarbeiter tatsächlich erledigt haben und ob das Budget eingehalten wird. Sie können einen Basisplan für das ganze Projekt speichern oder für bis zu 11 einzelne Aufgaben oder Projektphasen.
Um dies zu tun, öffnen Sie Extras|Überwachung und dann Basisplan speichern.
Sie können auch bis zu 10 Zwischenpläne als Prüfstellen während des Projekts speichern.
Wählen Sie dafür Extras|Überwachen|Basisplan speichern und dann Zwischenplan speichern.
Der Fortschritt des Projektes lässt sich einfach überwachen und aktualisieren.
Verwenden Sie den Assistenten für Überwachungseinstellungen, der Teil des Projektberaters ist. Auf der Projektberater-Symbolleiste klicken Sie hierfür auf Überwachen. Im Fenster im linken Bereich des Programm-Fensters wählen Sie Vorbereiten der Überwachung des Projektfortschritts. Sie können den Fortschrittsbalken anzeigen lassen, wenn Sie Ansicht|Balkendiagramm: Überwachung wählen.
Zum Speichern von Veränderungen wählen Sie Übernehmen von Fortschrittsinformationen in das Projekt.
Überwachen des Projektfortschritts
Sie können den Fortschritt einer Aufgabe in Prozent darstellen und aktualisieren.
Wählen Sie im Gantt-Balkendiagramm eine Aufgabe und klicken Sie auf die Schaltfläche Informationen zum Vorgang. Im Feld % Abgeschlossen geben Sie eine ganze Zahl zwischen 0 und 100 ein. Um die tatsächliche Aufgabenbearbeitung mit dem Basisplan zu vergleichen, wählen Sie Ansicht|Tabelle|Abweichung.
Sie können den effektiven Einsatz der Ressourcen unter Ansicht|Ressource: Einsatz überwachen.
