¿Sabe cómo insertar índices y tablas de contenido en un documento de Word? (7/24)

Una de las características más útiles y menos aprovechadas que está disponible en los procesadores de texto actuales es la del mantenimiento automático de índices y tablas de contenido.

Estas funciones son particularmente valiosas cuando se trata de documentos extensos que deben someterse a revisión varias veces. Dado que no es posible suministrar una explicación exhaustiva sobre el mantenimiento automático de índices y tablas de contenido en este espacio, le ofrecemos a continuación una introducción para que explore el potencial de estas funciones.

La creación de tablas de contenido que muestren todos los títulos junto con los números de página en los que aparece cada uno es muy simple, pero requiere que se hayan usado previamente los estilos adecuados para los títulos en cada sección (y subsección) del documento.

Crear tablas de contenido

Para crear una tabla de contenido:

1. Mueva el cursor hasta el lugar en el que quiere insertar la tabla de contenidos
2. Para generar la página de contenidos, seleccione Insertar | Referencia | Índice y tablas
3. Haga clic en la pestaña Tabla de contenido
4. Elija el formato y el número de niveles que tendrán los títulos que se mostrarán
5. Experimente con las demás opciones y use el botón Opciones para seleccionar el diseño más adecuado
6. Haga clic en Aceptar para confirmar su elección y crear la tabla

La tabla de contenidos aparecerá dentro de un cuadro gris que indica que se trata de un campo generado por Word y no de uno que ha sido ingresado manualmente.

Cómo actualizar índices o tablas de contenido

Para actualizar índices o tablas (por ejemplo, después de haber traducido un documento):

1. Mueva el ratón sobre el campo gris y haga clic una vez con el botón derecho
2. Use Actualizar Campos del menú contextual para que Word actualice la tabla de contenidos

Cómo crear índices

El proceso para crear índices es un poco más complejo ya que primero se deberán marcar las entradas que aparecerán en el índice. Esto se puede hacer manualmente o mediante un archivo que contenga una lista tabulada de términos y las entradas del índice bajo las cuales los términos deben aparecer. Para marcar una entrada manualmente:

• Seleccione el texto al que se va a referir la entrada del índice
• Luego seleccione Insertar | Referencia | Índice y tablas

Cuadro de diálogo "Índice y Tablas"

• Seleccione la pestaña Índice y presione el botón Marcar entrada
• Se abrirá el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice:

Cuadro de diálogo "Marcar entrada de índice"

1. El texto en las casillas Entrada y Subentrada no tiene necesariamente que ser igual al que aparece en el documento
2. Al hacer clic sobre la casilla Entrada mientras el texto esté resaltado, aparecerá la selección que ha hecho
3. También puede tipear algo distinto, por ejemplo, si en el documento aparece "Smith" pero usted quiere que “Smith, J.” aparezca como entrada del índice, tipee “Smith, J.”
4. Si quiere que "Smith" tenga una entrada propia, su nombre deberá aparecer en la casilla Entrada principal
5. Si, en cambio, la entrada debe aparecer junto con otros miembros en un grupo, el nombre del grupo deberá aparecer en Entrada principal y "Smith" en Subentrada
6. Esta información es suficiente para crear un índice básico que contenga una lista de entradas con números de página
7. Una vez realizados los pasos anteriores, presione Marcar o Marcar todas
8. Experimente con el resto de las opciones si así lo desea
9. El cuadro de diálogo permanecerá abierto para que usted pueda añadir más entradas

El segundo método es útil si se desea crear varios índices con los mismos términos. Para ello es necesario un archivo de concordancia en el que se base el índice. Este archivo de concordancia es un documento Word que contiene una tabla (ver sección 04. Tablas para mayor información sobre la creación de tablas), la cual debe tener dos columnas.

La primera columna contendrá el texto que se deberá marcar; la segunda, contendrá la entrada que aparecerá en el índice.  Ello permite indexar variantes de una palabra o nombre bajo una misma palabra principal. En caso de que necesite crear subentradas (ver arriba) utilice simplemente los dos puntos para separar los niveles: entrada:subentrada. Cada fragmento de texto que se marque tendrá una fila en la tabla. Cuando haya finalizado, guarde el archivo.

Cómo crear índices basados en archivos existentes

Para crear un índice basado en un archivo que ha creado:

1. Seleccione ÍndicesyTablas de la sección Referencia del menú Insertar
2. Asegúrese de que está seleccionada la pestaña Índice
3. Presione Automarcar
4. Abra el archivo usando la ventana de diálogo AbrirÍndiceArchivo automarcar
5. Una vez que haya marcado las entradas en el documento, puede crear el índice
6. Sitúe el cursor en el lugar en el que desea insertar el índice
7. Seleccione Insertar | Referencia | Índice y tablas
8. Asegúrese de que la pestaña Índice esté seleccionada
9. Presione Aceptar para insertar el índice
10. Experimente con las diversas opciones para modificar la presentación del índice
11. Tenga en cuenta que por defecto el índice tendrá dos columnas, lo cual puede dar al índice una apariencia extraña si tiene sólo unas pocas entradas