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El formato de archivo se puede definir como el diseño y la organización de los datos de un archivo. Hay cientos de formatos proprietarios y las aplicaciones específicas normalmente necesitan que un archivo esté organizado de un modo determinado para poder leer la información contenida en él. Cada programa define el almacenamiento de datos de una manera diferente. Es por ello que el intercambio de datos entre dos programas sólo es posible cuando ambos programas "entienden" el mismo formato de archivo o pueden importarlo. Si no, hay que usar programas de conversión de formato.
Algunos ejemplos de formatos de archivo son, entre otros, el formato de texto (.txt) (que almacena cualquier tipo de texto), el formato HTML (.html) (que es un formato de texto especial porque también contiene algunas reglas especiales para propósitos determinados), y el formato JPEG (que almacena imágenes estáticas).
¿Por qué esta información es importante para traductores y profesores de traducción?
Es especialmente importante que los traductores y profesores de traducción sepan que hay formatos de archivo que pueden usarse con distintas aplicaciones de software y otros formatos que son específicos de un software en particular y, por lo tanto, es necesario convertirlos antes de abrirlos o visualizarlos con una aplicación distinta.
A menudo los formatos de archivo sólo pueden convertirse a otro formato importándolos en el software de aplicación y luego exportándolos hacia el otro formato. Tratar de abrir un archivo en un formato dado con una aplicación de software inapropiada puede corromper los datos del archivo.
Uno de los prerequisitos para los traductores que quieran usar herramientas de memorias de traducción, herramientas DTP, así como también herramientas de gestión de terminología, entre otras, consiste en conocer las diferencias entre algunos formatos de archivo y saber cómo convertirlos adecuadamente, en caso de ser necesario.