En règle générale, lorsque vous recevez une nouvelle traduction, la première étape consiste à créer une structure de dossiers pertinente. Mais si vous travaillez avec LTC, les dossiers sont créés automatiquement pour chaque étape importante du projet. Bien entendu vous restez libre de choisir l'emplacement de chaque dossier.
Vous devez uniquement créer le premier dossier, par exemple un dossier contenant les fichiers .log de Trados et/ou les fichiers sources (si vous souhaitez réaliser un comptage de mots directement dans LTC).
Après avoir créé ce dossier, il est nécessaire de réfléchir aux différentes étapes qui ponctueront le projet. Le type de projet (documentation, localisation de logiciels ou pages Web) détermine les différentes étapes. Vous pouvez avoir des étapes linguistiques telles que la création d'un lexique, la traduction, le contrôle de la qualité, le traitement des illustrations et des captures d'écran, etc.
Pour chaque projet, il vous faut tenir compte de ces étapes mais également des ressources humaines et techniques.
A savoir : chaque étape engendre des coûts supplémentaires !
Exemple d'une structure de dossiers créée par LTC Organiser
Les fournisseurs sont en l'occurrence vos traducteurs. LTC comporte une autre étape préliminaire consistant à créer une base de données de fournisseurs dans la fenêtre du Supplier module / Supplier Management et à y entrer des informations pertinentes telles que le/les sens de traduction, les compétences, les tarifs appliqués, la disponibilité, etc. Les traducteurs peuvent appliquer différents tarifs en fonction de leur expérience, de leurs compétences et de leur lieu de résidence. Vous pouvez également ajouter des commentaires sur la manière dont un fournisseur a mené les différents projets lui ayant été confiés.
Ces informations seront ensuite disponibles lorsque vous affecterez des fournisseurs aux différentes tâches de votre projet.
Il est primordial que votre module contienne des informations exactes et régulièrement mises à jour. Ceci vaut également pour toutes les informations que vous ajoutez dans LTC. L'avantage de ce genre de logiciel réside dans le fait que les données ne doivent être entrées qu'une seule fois. Les différents modules sont reliés les uns aux autres et lorsque des données sont entrées dans l'un des modules, elles sont communiquées aux autres.
Supplier Management Module dans LTC Organiser
L'une des premières tâches que le chef de projet doit effectuer dans LTC consiste à entrer les informations relatives aux prix des différents services que son agence de traduction propose aux clients.
Dans une société de traduction/localisation, les listes de prix ne sont pas établies par les chefs de projets. Et même si les listes de prix sont établies par un chef de projet expérimenté, elles doivent être validées par les responsables de la société.
Une société de traduction/localisation utilise une liste de prix standard valable pour tous les clients. Des listes de prix différentes peuvent être créées pour certains clients, notamment pour les clients importants faisant régulièrement appel aux services de la société. Ils bénéficieront alors de prix préférentiels.
Les prix varient en fonction des combinaisons de langues et des types de traduction. Par exemple les langues européennes sont moins chères que les langues asiatiques. De plus, le chef de projet doit souvent jongler entre différentes monnaies. Il doit alors veiller à utiliser les taux de conversion les plus actuels. Les prix appliqués peuvent varier fortement puisque l'unité servant à déterminer le prix n'est pas toujours le mot. La ligne, la page ou encore le signe peuvent également être utilisés. Des prix spéciaux peuvent également s'appliquer à des projets dont le délai de livraison est très court.
Lorsque vous établissez les prix, il faut prendre en compte tous les coûts que vous aurez à couvrir. Il existe des coûts fixes et des coûts variables. Les coûts fixes ne dépendent ni du nombre de traductions effectuées ni du chiffre d'affaires réalisé. Ces coûts englobent par exemple le loyer, l'impôt foncier, les formations, les salaires des employés, les assurances, les licences de logiciels ou les frais de marketing. Les coûts variables sont les coûts spécifiques à chaque projet de traduction. Ils varient selon la masse de travail et selon les ressources employées. Les ressources humaines et les licences de logiciels supplémentaires entrent dans ces coûts.
A savoir : si vous souhaitez faire des bénéfices, les prix indiqués dans votre liste de prix doivent être plus élevés que les prix facturés par vos fournisseurs !