La création du devis est l'un des aspects les plus importants de la gestion de projet. Pour remettre un devis exact au client, le chef de projet doit prendre en compte toutes les étapes du projet ainsi que tous les outils et toutes les ressources nécessaires à sa mise en œuvre.
Pour établir son devis, le chef de projet doit tenir compte de deux choses : l'ampleur du projet et les coûts qu'il va engendrer.
La masse de travail doit être calculée de façon cohérente :
- comptage de mots/de pages : quelque soit l'unité que vous utilisez (mot, page, ligne, signe, etc.), il convient de l'utiliser de façon cohérente
- comptage des illustrations : illustrations simples contenant du texte à traduire, captures d'écran, illustrations devant être reproduites, etc. Vous devez connaître le nombre exact de chaque type d'illustration puisque le prix appliqué et le temps passé à les traiter sont différents pour chaque type
- comptage des heures : test et compilation des sites Internet et des logiciels, débogage, recréation des animations d'origine, etc.
Dans LTC, le devis en lui-même est créé dans la fenêtre du Quote module/Quotation Management après que ce module a attribué un nombre/nom au nouveau projet de traduction. Dans LTC vous pouvez entrer la quantité de travail de plusieurs façons :
- manuellement : réaliser un comptage de mots dans Word ou un autre logiciel et entrer le résultat manuellement sous l'onglet Unit Qty
- automatiquement : utiliser la fonction de comptage de mots du dossier Import en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'onglet Unit Qty dans le devis. LTC effectue une recherche dans le dossier source et extrait le comptage de mots de chaque fichier que le dossier contient.
- manuellement et automatiquement : LTC interagit avec Trados en utilisant le fichier .log généré par Trados lors de l'analyse des fichiers. Cette option est particulièrement utile si vous utilisez une mémoire de traduction puisque vous disposez du nombre exact d'analogies partielles/exactes. Vous pouvez alors déterminer les coûts à partir de ces informations.
Importation des comptages de mots dans LTC Organiser
Après avoir entré toutes les données dont vous avez besoin (langue cible, tâches, comptages de mot), vous pouvez établir les coûts et créer un devis pour le client. Le devis destiné au client est basé sur les données que vous avez regroupées et qui concernent la quantité de travail, les prix des unités, les ressources nécessaires et les délais.
Il ne faut pas oublier de tenir compte de chacune des étapes déterminées en début de projet si vous souhaitez percevoir le prix qui leur correspond ! Comme nous l'avons mentionné précédemment, les coûts fixes et variables doivent être pris en compte.
Le devis final (Total Quote) est établi en croisant les informations contenues dans le Price List module et le module Client Quotes. Le bénéfice estimé est une moyenne obtenue en croisant les informations du module Price List et du module Supplier Quotes. Mais il varie en fonction du fournisseur sélectionné puisque certains fournisseurs appliquent des tarifs plus élevés que d'autres.
Pendant cette étape, le système calcule également la marge bénéficiaire brute, appelée Estimated Profit dans LTC. Cette opération est effectuée en soustrayant le coût estimé (ce que vos fournisseurs vont vous facturer) au montant total que vous allez facturer au client. Puisque vous n'avez pas encore affecté de fournisseurs à chaque tâche, le coût estimé représente une moyenne des prix facturés par tous vos fournisseurs pour les tâches qui figurent dans ce devis.
Les taxes et les coûts fixes sont déduits de la somme correspondant au bénéfice brut. Le résultat représente le bénéfice net duquel vous pouvez déduire d'autres dividendes.
Création d'un devis dans LTC Organiser