Au moment de remplir une BDT, il est important de tenir compte du modèle de BDT choisi ainsi que du groupe d'utilisateurs cible :
- dans une BDT orientée concept, toutes les informations terminologiques se rapportent à un concept ainsi que l'ensemble des termes d'un même concept dans quelque langue que ce soit, doivent être enregistrés dans la même fiche. Par exemple :
- toutes les informations terminologiques se rapportant au concept ordinateur personnel y compris les termes PC et micro-ordinateur doivent être enregistrées dans une seule et même fiche
- les informations terminologiques décrivant les homonymes souris (biologie) et souris (TIC) doivent être enregistrées dans des fiches séparées car ces termes renvoient à deux concepts distincts
- autonomie du terme : Tous les termes représentant un concept doivent être enregistrés comme bloc indépendant de catégories de données. C'est la seule manière pour que l'ensemble des termes soit décrit par les catégories de données nécessaires.
- Il est également important de tenir compte du statut de l'information de la catégorie : par exemple obligatoire ou non obligatoire.