LTC Organiser
5. Überwachungs- und Steuerungsprozess (5/7)
Sie sollten den Status jeder Aufgabe Ihres Projekts regelmäßig überprüfen (mindestens täglich).
Unter Project management|Supplier name|Status können Sie den Status der Aufgabe im Verhältnis zum Fortschritt aktualisieren. LTC erstellt dann eine Grafik zur Veranschaulichung des Status einer bestimmten Aufgabe. Diese Information wird dann in das Fenster Project Scheduler übertragen.
Für ein erfolgreiches Projekt ist eine klare Struktur der erforderlichen Schritte und Inhalte Ihres Projekts unerlässlich. Ein Projektmanager wird immer mit 'zu-erledigen'-Listen zu tun haben, E-Mails an die Lieferanten schicken müssen, um den Fortschritt Ihrer Arbeit zu erfragen, und dann Statusberichte an den Kunden senden. Stellen Sie dennoch sicher, dass Sie Ihre Lieferanten zur richtigen Zeit kontaktieren, nicht sofort nach Beginn des Projekts und nicht zu oft während desselben. Ein Projektmanager behält außerdem ständig das Budget und die Auftragsbestätigungen im Auge.
Auf den folgenden Screenshots stellt der grüne Balken den Aufgabenstatus dar, wobei grün den Prozentsatz des bereits erledigten Anteils der Aufgabe darstellt. Dies wird nur für unvollständige Aufgaben angezeigt. Eine unvollständige Aufgabe, die einem Lieferanten zugeteilt ist, kann einem neuen zugeteilt werden. Dies kann nötig sein, wenn ein Übersetzer eine bestimmte Aufgabe nicht vervollständigen kann und Sie diese Aufgabe an einen neuen Übersetzer weiterreichen müssen.
Wenn Sie einem Lieferanten mehrere Aufgaben zugeteilt haben, werden diese Informationen kombiniert und farblich im Project Scheduler dargestellt. Jede Aufgabe wird farblich dargestellt: in unserem Beispiel sind Revisions-Aufgaben blau und Übersetzungs-Aufgaben rosa. Sie können die Farben im Setup-Modul einstellen.
Das Fälligkeitsdatum (due date) ist der Termin, an dem der Übersetzer seine Übersetzung abliefern soll, während das Abgabedatum (return date) den Tag bezeichnet, an dem der Übersetzer Ihnen tatsächlich die Übersetzung schickt.
Project Scheduler im LTC Organiser
Aufgabenstatus im LTC Organiser
Zu diesem Zeitpunkt werden Sie nicht nur die fristgerechte Ausführung der Aufgaben sondern auch die Bruttogewinnspanne überwachen. Diese Gewinnspanne kann zu Beginn des Projekts berechnet werden (voraussichtliche Gewinnspanne), am Ende des Projekts (tatsächliche Gewinnspanne) und während des Projekts um sicher zu stellen, dass es noch lukrativ ist.
Die Bruttogewinnspanne ist definiert als die Differenz zwischen dem Verkaufspreis eines Produkts und dessen Anschaffungs- oder Herstellungskosten geteilt durch den Verkaufspreis (vgl. www.finance-glossary.com). Diese Zahl stellt den prozentualen Ertragsanteil dar, den ein Unternehmen nach Abzug der grundlegenden Produktionskosten, d.h. der variablen Kosten, erhält.
Die Bruttogewinnspanne eines Projekts muss ausreichend sein um seinen Erfolg und seine Rentabilität zu gewährleisten. Dementsprechend ist es wichtig, die Kosten und die Bruttogewinnspanne während des ganzen Projekts zu überwachen.
Sie können sie zwar nicht im LTC Organiser, aber außerhalb des Programms mithilfe folgender Formel leicht berechnen:
Bruttogewinnspanne in % = (Verkaufspreis - Kosten)/ Verkaufspreis
Beispiel:
Für ein Projekt mit voraussichtlich 678.483 € Kosten und einem Kunden, der zugesagt hat, 1.256.450 € zu bezahlen, berechnet sich die Bruttogewinnspanne wie folgt:
x = (1.256.450 - 678.483) / 1.256.450
x = 577.967 / 1.256.450
x = 0,46
x = 46%
Zusammenfassend ausgedrückt werden die variablen Kosten - also die Kosten, die direkt mit einem bestimmten Projekt verbunden sind, d.h. alle linguistischen und technischen Schritte - von der Verkaufspreis-Summe abgezogen. Das Ergebnis stellt die Bruttogewinnspanne dar. Von dem Betrag des Bruttogewinns wird die Agentur die Fixkosten und Steuern abziehen. Das Ergebnis stellt den Nettogewinn dar, von dem sie dann weitere Gewinnanteile abziehen kann.
Alle Kosten, die einem Projekt nicht als variable, direkte Kosten zugeordnet werden können, werden also die Bruttogewinnspanne nicht beeinflussen. Diese Kosten gehören zum Aufwand, der unter den allgemeinen, den Fixkosten des Unternehmens auftauchen wird und somit die Nettogewinnspanne beeinflusst. Die Nettogewinnspanne oder auch Nettoumsatzrendite wird nicht vom Projektmanager, sondern von einem Buchhalter berechnet.