Regularmente, al menos una vez al día, debería comprobarse el estado de cada tarea en el(/los) proyecto(s) que se estén gestionando.
En Project management|Supplier name|Status, puede actualizar el estado de la tarea en forma de porcentaje del progreso realizado. LTC producirá un gráfico para ayudarle a visualizar el estado de la tarea en particular. Esta información pasará entonces a la ventana del Project Scheduler.
Para que el proyecto tenga éxito, es esencial tener una estructura clara de los pasos y el contenido necesarios. Un gestor de proyecto siempre tendrá listas de tareas pendientes, enviará correos electrónicos a los proveedores para comprobar el estado de sus tareas y luego enviará informes de estado a los clientes. Sin embargo, asegúrese de ponerse en contacto con sus proveedores en el momento adecuado –preferiblemente no inmediatamente después de haber comenzado el proyecto o con mucha frecuencia durante el proceso–. Un gestor de proyecto también deberá seguir de cerca el presupuesto y los pedidos de compra.
En las capturas de pantalla siguientes, la barra verde muestra el estado de las tareas; la zona en verde muestra el porcentaje de la tarea que ha sido completado. La barra verde aparece sólo en las tareas sin completar. Una tarea sin completar puede ser asignada de un proveedor a otro.
Esto puede ocurrir si un traductor no puede terminar una tarea en particular y ésta debe ser transferida a otro. Si el mismo proveedor está encargado de varias tareas al mismo tiempo, esta información será combinada y codificada con colores en Project Scheduler. Cada tarea aparece codificada en colores: en nuestro ejemplo, la barra azul es para las tareas de revisión y la fucsia es para las tareas de traducción. Puede personalizar los colores en el módulo de Configuración.
La fecha de finalización prevista es la fecha en la que desea que su traductor le entregue su traducción. Ésta es diferente de la fecha de entrega, que es la fecha en la que lo hace realmente.
Project Scheduler en LTC Organiser
Estado de las tareas en LTC Organiser
Durante esta fase, supervisaremos no solamente la compleción de las tareas a tiempo, sino también el margen de beneficio bruto. Este margen puede ser calculado al principio del proyecto (como margen estimado), al final del proyeco (margen real) y durante el proyecto, con el fin de asegurarse de que el proyecto sigue siendo rentable.
El margen de beneficio bruto se define como "la diferencia entre el precio de venta de un producto y el coste de adquisición o fabricación, expresado como porcentaje del precio de compra" (trad. de www.finance-glossary.com). Esta cifra representa el porcentaje de beneficios que una compañía tiene después de asumir los costes básicos de la producción, es decir, la variable "gastos".
El margen de beneficio bruto de un proyecto tiene que ser suficiente para garantizar el éxito y la rentabilidad del mismo. En consonancia con ello, es importante supervisar los gastos el margen de beneficio bruto durante toda la duración del proyecto.
No es posible calcularlo usando LTC Organiser, pero puede hacerse fácilmente por separado usando la fórmula siguiente:
Margen de beneficio bruto en % = (Ventas - Gastos) / Ventas
Ejemplo:
Para un proyecto cuyos gastos se estiman en 678.483 libras esterlinas y un cliente que acordó pagar 1.256.450 libras, el margen de beneficio bruto será:
x = (1.256.450 - 678.483) / 1.256.450
x = 577.967 / 1.256.450
x = 0,46
x = 46%
Resumiendo, los gastos variables (los directamente relativos a un proyecto en particular, es decir, todos los pasos lingüísticos y técnicos) se deducen del total de ventas. El valor resultante representa el margen de beneficio bruto. De la suma que representa el beneficio bruto, la agencia deducirá los gastos fijos y los impuestos. El resultado representa el beneficio neto, del cual se pueden deducir dividendos.
Por tanto, todo lo que no pueda introducirse en un proyecto como gastos variables y directos no influirá en el margen de beneficio bruto. Será, por el contrario, parte de los gastos que entrarán en el concepto de gastos generales y fijos de la compañía y, por tanto, contribuirán a determinar el margen de beneficio neto. El margen de beneficio neto no lo calcula el gestor del proyecto, sino que es cosa de un contable.