Il est nécessaire de vérifier régulièrement (ou du moins quotidiennement) le statut de chaque tâche du/des projet(s) que vous devez gérer.
Sous Project management|Supplier name|Status, vous pouvez mettre à jour le statut d'une tâche. Ce statut s'exprime en terme de pourcentage de progression. LTC établit alors un graphique vous permettant de visualiser le statut de chaque tâche. Ces informations sont ensuite transmises à la fenêtre du Project Scheduler.
Pour que le projet soit couronné de succès, il est essentiel de structurer de manière claire les étapes nécessaires et les contenus du projet. Un chef de projet doit toujours établir des listes de "choses à faire", envoyer des e-mails aux fournisseurs pour vérifier le statut des tâches qui leur ont été confiées et envoyer aux clients des rapports faisant état de la progression des tâches. Toutefois, vous devez veiller à contacter les fournisseurs au bon moment. Il est déconseillé de les contacter immédiatement après le lancement du projet ou trop souvent pendant sa mise en œuvre. Le chef de projet doit également garder un œil sur le budget et les commandes.
Sur les captures d'écran suivantes, les barres vertes indiquent le statut des tâches; la couleur verte correspond au pourcentage d'une tâche achevée. Elle apparaît uniquement sur les tâches inachevées. Une tâche inachevée ayant été affectée à un fournisseur peut être réaffectée à un autre fournisseur. Cela peut être le cas lorsqu'un traducteur ne peut pas finir une tâche et que vous devez confier cette tâche à un autre traducteur.
Si le même fournisseur travaille sur plusieurs tâches en même temps, les informations seront combinées et codées à l'aide de couleurs dans le Project Scheduler. Chaque tâche est codée à l'aide de couleurs : dans notre exemple, une barre bleue correspond à une tâche de relecture et une rose à une tâche de traduction. Vous pouvez personnaliser les couleurs dans le module Setup.
La date d'échéance correspond à la date à laquelle vous souhaitez que le traducteur rende sa traduction. La date de remise est quant à elle la date à laquelle le traducteur vous envoie sa traduction.
Project Scheduler dans LTC Organiser
Statut des tâches dans LTC Organiser
Cette étape est l'occasion de s'assurer que les tâches seront terminées en temps et en heure mais aussi de vérifier la marge bénéficiaire brute. Cette marge, ou contribution comme certains l'appellent, peut être calculée en début de projet (estimation de marge), à la fin du projet (marge réelle) et en cours de projet pour s'assurer que le projet est toujours rentable.
La marge bénéficiaire brute est définie en tant que "différence entre le prix de vente d'un article et son coût de fabrication ou son coût d'achat et qui s'exprime en terme de pourcentage du prix de vente" (www.finance-glossary.com). Ce chiffre représente le pourcentage de revenu retenu par une société après paiement des coûts de production de base, soit les coûts variables.
La marge bénéficiaire brute d'un projet doit être suffisamment importante pour garantir le succès et la rentabilité du projet. Ainsi, il est essentiel de contrôler les coûts et la marge bénéficiaire brute tout au long du projet.
LTC Organiser ne permet pas de calculer la marge bénéficiaire brute. Vous pouvez cependant effectuer cette opération séparément à l'aide ce cette formule :
Marge bénéficiaire brute en % = (Prix de vente - Coûts) / Prix de vente
Exemple :
Pour un projet dont les coûts sont estimés à £678 483 et dont il a été convenu que le client paie £1 256 450, la marge bénéficiaire brute est de :
x = (1 256 450 - 678 483) / 1 256 450
x = 577 967 / 1 256 450
x = 0,46
x = 46%.
En résumé : les coûts variables, soit les coûts directement liés à un projet donné (toutes les étapes linguistiques et techniques) sont déduites du prix de vente total. Le résultat correspond à la marge bénéficiaire brute. L'agence soustrait ensuite à ce résultat ses coûts fixes et les taxes. Ce nouveau résultat représente le bénéfice net duquel l'agence déduit d'autres dividendes.
Les éléments qui ne peuvent pas être attribués au projet en tant que coûts directs ou variables n'ont aucune influence sur la marge brute. Ils font partie des dépenses qui entrent dans les coûts fixes et généraux de la société et qui influencent la marge bénéficiaire nette. La marge bénéficiaire brute n'est pas calculée par le chef de projet mais par un comptable.