Un proyecto típico comprende una serie de tareas relacionadas entre sí. Una tarea supone una cantidad de trabajo con un plazo de entrega determinado. Las tareas deberían ser lo bastante breve para que se pueda hacer un seguimiento regular de su avance; es decir, normalmente en periodos que varíen entre un día y dos semanas..
Imaginemos el siguiente proyecto de traducción:
- idioma de origen: inglés
- idiomas de destino: francés e italiano
Descripción del proyecto:
- un documento Word que contiene 150.000 palabras (que debe traducirse y revisarse, sin incluir aseguramiento de la calidad)
- 200 ilustraciones simples para traducir
- 750 páginas en MS Word para autoeditar
Con el fin de acordar los plazos de entrega con el cliente, se tendrán en cuenta los siguientes plazos estándares requeridos para diversas tareas:
- Traducción: 2.500 palabras/día
- Revisión: 7.500 palabras/día
- Autoedición: 8 páginas/hora
- Ilustraciones: 3 ilustraciones/hora
Dado el tamaño del proyecto, podemos calcular el número total de días necesarios para completar cada tarea.
- Traducción: 150.000 / 2.500 = 60 días. Si elegimos trabajar con un equipo de 4 traductores, nos llevará 60 / 4 = 15 días
- Revisión: 150.000 / 7.500 = 20 días. Si asignamos 2 personas al equipo de revisión, nos llevará 10 días
- Autoedición: 750 / 8 = 93,75 horas, o 93,75 / 8 = 11,72 días. Si hay dos personas en el equipo de autoedición, nos llevará 11,72 / 2 = 5,86 días, que redondeamos a 6 días
- Ilustraciones: 200 / 3 = 66,67 horas, o 66,67 / 8 = 8,33 días (una persona)
Dado que la revisión sólo puede comenzar cuando cierto volumen de traducción ya esté concluido, la autoedición en cuanto la revisión se haya completado, y la traducción de las ilustraciones sólo puede comenzar después de que se haya realizado toda la traducción, crearemos el siguiente plan (en este caso usando MS Excel -- véase también la introducción MS Eccel como herramienta de gestión de proyectos en el Curso de GP II).
El plan general del proyecto (diagrama MS Excel)
En primer lugar, introducimos en la hoja de MS Project los nombres de las cuatro tareas (Traducción, Revisión, Ilustraciones y Autoedición); luego el número de días necesarios para cada tarea y, en nuestro ejemplo, admás la fecha de inicio de cada tarea. También es posible definir primero los enlaces entre las tareas y luego hacer que MS Project calcule las fechas de comienzo de las tareas.
El Asistente de planificación registra que hemos planificado realizar la traducción de las ilustraciones después de la del texto, y pregunta si queremos crear un enlace entre las dos fases, con el fin de guardar este enlace siguiendo un orden secuencial. El Asistente asume de manera similar que la tarea de autoedición sigue a la tarea de Revisión.
Edición de tareas en un proyecto de traducción
Las relaciones temporales entre las tareas pueden establecerse no sólo a través de las sugerencias del Asistente de planificación, sino también manualmente. Para conectar las tareas deberá seleccionarlas (Ctrl + clic) y hacer clic en el icono de enlazar tareas 
en la barra de tareas.
A continuación, puede seleccionar el tipo de relación y, si es el caso, el número de días entre las dos tareas.
Establecimiento de una relación entre dos tareas
Para añadir un comentario a cada tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea y complete la pestaña Notas de la ventana de Información de la tarea.
Añadido de un comentario a una tarea