Différents types d'informations peuvent être stockés dans différents types de champs de données afin de faciliter le tri et la sélection des données en fonction de différents critères. Les champs de données les plus importants sont les suivants :
Champs Texte : ce sont les champs les plus courants. Vous pouvez y enregistrer du texte ou des combinaisons de texte et de chiffres telles que des adresses ou des chiffres de faisant pas l'objet de calcul comme des numéros de téléphone, des numéros de commande ou des codes postaux. Dans MS Access, les champs Texte peuvent contenir jusqu'à 255 caractères. Les champs Texte peuvent être classés par ordre alphabétique et peuvent être indexés, ce qui rend la recherche de passages de texte plus efficace.
Pour enregistrer des passages de textes plus longs, vous pouvez définir un champ Mémo (pouvant contenir jusqu'à 63 999 caractères) ou un champ Objet OLE qui vous permet d'insérer par exemple des documents ou des graphiques entiers.
Pour les données numériques devant être inclues dans des opérations mathématiques, vous définissez généralement un champ Numérique. Exceptions à cette règle : les données relatives aux heures et aux dates doivent être entrées dans un champ Date/Heure (ainsi le tri des données se fera en fonction de la date ou de l'heure plutôt que de façon numérique). Les données comportant des valeurs monétaires doivent être enregistrées dans un champ Monétaire.
Un champ Oui/Non est un champ logique qui ne peut contenir que 2 valeurs, par exemple Oui/Non, Vrai/Faux, Ouvert/Fermé. Ce champ peut être utile pour indiquer par exemple si une tâche du projet est achevée, si une facture a été payée, etc.
Plus complexes mais bien plus utiles : les listes de choix. Elles affichent soit une liste de valeurs provenant d'une table ou d'une requête, soit d'un ensemble de valeurs statistiques. Pour chaque enregistrement, elles permettent de sélectionner une valeur d'une liste de valeurs prédéterminées, vous pouvez par exemple indiquer la phase dans laquelle se trouve actuellement une étape du projet.
Types de champs de données MS Access : Assistant Liste de choix