En los distintos tipos de campos de datos pueden almacenarse diferentes tipos de información, con el fin de hacer más fácil la organización y selección de los datos siguiendo diversos criterios.
Los tipos de campos de datos más importantes son los siguientes:
Campos de texto: Este es el tipo de campo más común. En él puede guardar texto o una combinación de texto y números (como direcciones postales o números que no requieren cálculo, números de teléfono, números de artículo o de códigos postales). En MS Access, los campos de texto pueden almacenar hasta 255 caracteres, y se pueden ordenar alfabéticamente. Los campos de texto también pueden ser indizados, lo que hace que la búsqueda de cadenas de caracteres sea más potente.
Para guardar textos más extensos, puede definirse un campo memo (hasta 63.399 caracteres) o un campo de objeto OLE, que ofrece la posibilidad de incrustar documentos completos o gráficos.
Para los datos numéricos sujetos a cálculos aritméticos, normalmente se define un campo numérico. Excepciones a esta regla: los datos relativos a hora y fecha debe introducirse en un campo de fecha/hora (de esta forma, la ordenación se realizará por fecha u hora en lugar de numéricamente); los datos relativos a valores de moneda deben guardarse en un campo de moneda.
Un campo booleano es un campo lógico que sólo puede tener uno de dos valores posibles, como sí/no, verdadero/falso, activado/desactivado. Este tipo de campo puede ser útil, por ejemplo, para indicar si un proyecto ha sido finalizado, si una factura ha sido pagada, etc.
Los campos de búsqueda son campos más complejos, pero también más útiles. Permiten mostrar una lista de valores obtenidos de una tabla o consulta, o guardar un conjunto fijo de valores y ofrecen la posibilidad de elegir un valor de una lista de valores prefijados para cada registro. Por ejemplo, indican la fase en la que se encuentra cierto proceso en un proyecto.
Tipos de datos de campo en MS Access: Asistente de búsqueda