Los datos de las tablas se pueden seleccionar o filtrar mediante consultas, que permiten la definición de una combinación de criterios de búsqueda.
Una forma confortable de introducir o editar datos en una tabla la proporcionan los formularios, que también pueden definirse para varios usuarios en diferentes tareas.
Con el fin de imprimir los datos de una tabla, pueden definirse distintos informes con diversos diseños, los cuales contienen campos de datos variados dependiendo de tareas específicas.
Las consultas se usan para visualizar, cambiar y analizar datos de varias formas. Una consulta permite reunir datos de varias tablas, como fuente de datos para un formulario, informe o página de acceso a datos.
Hay varios tipos de consulta en MS Access, entre los que el tipo más común es la consulta de selección. Ésta permite recuperar datos de una o varias tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones). También es posible usar una consulta de selección para agrupar registros y calcular sumas, hacer recuentos, calcular medias y otros tipos de valores totales.
Consulta en MS Access: Detalles del proyecto
Un formulario es un tipo de objeto propio de las bases de datos que se utiliza en particular para introducir o mostrar datos en una base de datos. También se puede usar un formulario como punto de partida para abrir otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que acepta la entrada del usuario y lleva a cabo una acción basada en dicha entrada.
Las mayoría de los formularios están vinculados a una o más tablas y consultas a la base de datos. La fuente de registros de un formulario se encuentra en relación con los campos en las tablas y las consultas que le sirven de base. Un formulario no tiene por qué contener todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que se basa.
Formulario en MS Access: Contacts
Un informe es una manera efectiva de presentar información en un formato de sólo lectura, como por ejemplo un documento impreso.
En Acess es posible imprimir otro tipo de objetos, como formularios y hojas de datos, pero los informes permiten llevar un mejor control a la hora de mostrar la información, y tener mayor flexibilidad cuando se presentan conclusiones. Por ejemplo, en un informe que muestra las ventas de cada producto, es posible mostrar el total de cada producto y mostrar cada total como porcentaje del total final.
Informe en MS Access: Detalles del proyecto